Корпоративная почта как часть рабочей инфраструктуры компании

Электронная почта внутри компании давно перестала быть просто способом отправить письмо коллеге. Через нее проходят документы, согласования, уведомления, приглашения на встречи, рабочие файлы и довольно много информации, которую точно не хочется потерять из-за сбоя или неудачного обновления. Поэтому к выбору почтовой платформы организации стали относиться заметно серьезнее.

Особенно это чувствуется в крупных компаниях и государственных структурах. Там несколько сотен или тысяч почтовых ящиков, разные подразделения, права доступа, общие календари. Добавим сюда требования к защите информации, резервированию и управлению учетными записями. Обычный почтовый сервис в такой ситуации уже не всегда подходит.

Что требуется от корпоративной почты

На первый взгляд требования простые: письмо должно быстро отправляться и приходить адресату. Но это лишь небольшая часть системы. Администратору нужно создавать и блокировать учетные записи, распределять права, подключать новые подразделения, контролировать стабильность серверов. Пользователю, наоборот, хочется вообще не замечать всей этой технической кухни.

Хорошая система должна объединять несколько привычных рабочих инструментов:

• электронную почту;

• корпоративную адресную книгу;

• личные и общие календари;

• задачи и планирование работы;

• управление учетными записями и политиками доступа;

• возможность работать через компьютер, браузер и мобильные устройства.

Поэтому при обновлении инфраструктуры имеет смысл смотреть не только на интерфейс почтового клиента. Гораздо важнее то, что находится глубже: архитектура, масштабирование, интеграция с другими системами и возможности администрирования.

Например, корпоративная почтовая система RuPost рассчитана именно на такой сценарий. Помимо привычной электронной переписки в ней предусмотрены календари, задачи и адресные книги. Система может применяться как в сравнительно небольшой организации, так и в инфраструктуре с большим числом пользователей.

Когда особенно важна масштабируемость

Есть довольно типичная история. Компания начинает со ста сотрудников, затем появляются филиалы, число учетных записей увеличивается в несколько раз. Почтовая система, которая раньше почти не требовала внимания, постепенно превращается в один из самых нагруженных сервисов.

Менять ее в этот момент сложно. В почтовых ящиках уже накоплены годы переписки, сотрудники привыкли к определенной организации работы, а остановка сервиса даже на несколько часов вызывает вполне понятное раздражение.

Поэтому запас по масштабированию стоит предусматривать заранее. RuPost поддерживает кластеризацию и рассчитана на увеличение нагрузки по мере роста инфраструктуры. Есть возможность одновременно работать с различными службами каталогов и операционными системами. Для организаций, где инфраструктура неоднородна и ее нельзя поменять за один день, это весьма практичный момент.

В корпоративной среде обычно обращают внимание на несколько вещей:

• сохранение привычного способа работы сотрудников;

• возможность постепенно переносить существующие почтовые ящики;

• отказоустойчивость;

• централизованное администрирование;

• разграничение прав;

• совместимость с уже используемыми средствами защиты информации.

И вот здесь появляется интересная деталь. Хорошая миграция вообще не должна становиться главным событием года для сотрудников. Человек приходит утром, открывает почту и продолжает работать. Серверы могли измениться полностью, но на рабочем месте это почти незаметно.

Переход без резкой смены привычек

Сопротивление пользователей часто недооценивают. Можно построить технически правильную систему, но если ради нее несколько сотен человек должны заново привыкать к интерфейсу и искать привычные функции, нагрузка на службу поддержки резко возрастает.

RuPost предусматривает отдельный настольный почтовый клиент, работу через браузер и поддержку мобильных почтовых приложений. Есть также возможность работы с Outlook. Это позволяет выбирать подходящий вариант в зависимости от существующей инфраструктуры и привычек сотрудников.

Отдельный вопрос касается перехода с ранее используемой системы. В организациях почтовый архив иногда хранит переписку за много лет, поэтому переносить приходится не только учетные записи, но и большой массив данных. Возможность постепенной миграции и некоторое время поддерживать старую и новую инфраструктуру параллельно может заметно упростить такой проект.

Почта, которую пользователь почти не замечает

Наверное, именно так и должна выглядеть нормальная корпоративная почта. Сотрудник не думает о кластерах, службах каталогов и серверах. Он открывает письмо, находит коллегу в адресной книге, назначает встречу и продолжает заниматься своей работой.

А вот для ИТ-службы за этой внешней простотой остается довольно сложная система. Ее нужно обновлять, контролировать, резервировать и расширять. Поэтому при выборе решения важнее смотреть не на пару эффектных функций, а на то, насколько спокойно оно сможет прожить следующие несколько лет вместе с инфраструктурой организации.

Иногда именно почта лучше всего показывает качество всей внутренней ИТ-среды. Пока она работает стабильно, о ней почти никто не говорит. И, пожалуй, это один из лучших результатов, которых можно добиться.